Privacybeleid

Wet Bescherming Persoonsgegevens/Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) is m.i.v. 25 mei 2018 veranderd in AVG. De regels zijn strenger geworden om de privacy van de leerlingen nog beter te waarborgen. Voor ons is dit een reden om informatie te verstrekken over hoe wij als school omgaan met de persoonlijke gegevens van zowel onze medewerkers als van de ouders en de leerlingen.
Op onze basisschool gaan wij zorgvuldig om met de privacy van onze leerlingen en hun ouders. Dit is vastgelegd in het privacyreglement van het bestuur SPOLT. Hierin staat beschreven hoe wij op school omgaan met leerling-gegevens en wat de rechten zijn van ouders en leerlingen. Dit reglement is met instemming van de (G)MR vastgesteld. Voor onze medewerkers hebben wij een gedragscode ontwikkeld voor de omgang met de leerling-gegevens en ook technisch en formeel zijn maatregelen genomen ten aanzien van digitale beveiliging, accountbeleid, bewerkersovereenkomsten en extra aandacht voor geheimhouding en discretie.

Om welke gegevens gaat?

De gegevens die over leerlingen gaan, noemen wij persoonsgegevens. Wij maken alleen gebruik van de persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en begeleiden van onze leerlingen. De meeste gegevens ontvangen wij van de ouders (zoals bij de inschrijving op onze school) of van andere organisaties die van belang zijn voor het goed kunnen geven van onderwijs (b.v. van KDV/PSZ). Daarnaast registreren leerkrachten en ondersteunend personeel van onze school gegevens over onze leerlingen, bijv. cijfers en vorderingen.
Er worden bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig is voor de juiste, veilige begeleiding van een leerling zoals medische gegevens (denk aan medicatie, een individueel protocol of een medische diagnose) en informatie over psychisch welbevinden. Wij delen leerling-gegevens met Opmaat als dit nodig is voor extra leerlingbegeleiding. Hiervoor geven ouders dan expliciet toestemming.
In verband met ons onderwijsaanbod bij Burgerschap en Cultuur willen wij ook graag de geloofsovertuiging registreren zodat wij daar - zo mogelijk - tijdens het onderwijs rekening mee kunnen houden, maar het geven van deze informatie aan de school is niet verplicht.
Bij de inschrijving vragen wij ook om nationaliteit, geboorteland, opleidingen en beroep i.v.m. met eventuele extra bekostiging. Omdat onze school deel uitmaakt van het schoolbestuur SPOLT, worden daar ook (een beperkt aantal) persoonsgegevens mee gedeeld in het kader van planning en organisatie.

Waar staan de persoonsgegevens en wie hebben er toegang?

De leerling-gegevens, vorderingen en afspraken van/over de leerlingen worden vastgelegd in ons leerlingvolg-/administratiesysteem ESIS en CITO. Deze programma's zijn beveiligd en toegang tot de gegevens is beperkt d.m.v. persoonlijke accounts van de medewerkers van onze school die vanuit hun rol/taak deze  toegang nodig hebben om goed onderwijs te kunnen geven dan wel te plannen, organiseren en/of te verantwoorden: groepsleerkrachten, Interne begeleider (IB-er), teamleider en directeur. De interne begeleider en teamleider zijn verantwoordelijk voor de gehele zorg aan alle leerlingen en hebben daarom toegang tot alle leerlingendossiers. De administratieve krachten hebben toegang tot een gedeelte van de leerling-administratie. Hun taak is leerling-gegevens invoeren en muteren en teamleden te ondersteunen op gebied van leerling-gegevens en de directie te helpen bij planning en overzichten maken.
Op dit ogenblik worden soms ook nog leerling-gegevens digitaal opgeslagen in aparte mapjes. Afspraak binnen SPOLT is om voor 01-08-2019 alle leerling-gegevens op te slaan in het door ons gebruikte administratiesysteem ESIS. Leerlinglijsten, papieren groepsplannen en eventuele individuele handelingsprotocollen (wat te doen bij…) bewaren wij in de klas. Wij werken hier dagelijks mee en moeten ze ook bij de hand hebben in geval van nood.

Digitaal leermateriaal.

Tijdens de lessen maken wij gebruik van digitale leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te kunnen identificeren en volgen qua werkzaamheden en/of ontwikkeling als hij inlogt.  Bestuursorganisatie SPOLT heeft met de leveranciers  van digitale leermiddelen duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van ons krijgen. Om leerlingen eenvoudig toegang te geven tot digitaal leermateriaal van de school, maken wij op onze school onder andere gebruik van Basispoort. Deze software maakt het geven van onderwijs op maat via gedigitaliseerde leermiddelen mogelijk. Basispoort maakt gebruik van de volgende set met gegevens: een identificatienummer van Basispoort, voornaam, achternaam, tussenvoegsel, geboortedatum, leerlingkey, groepskey, groepsnaam, jaargroep, geslacht en het identificatienummer van de school. Via Basispoort worden dus geen leer- of groepsresultaten opgeslagen en/of uitgewisseld. Basispoort geeft op haar eigen site ook informatie over hun omgaan met privacy (http://info.basispoort.nl/privacy). Verder worden er digitale onderwijsleermiddelen gebruikt van o.a. Zwijsen, Malmberg en Snappet. Met al deze aanbieders zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten waarin staat dat zij zeer zorgvuldig omgaan met de gegevens van de school en dat zij voldoen aan de regels van de nieuwe AVG.
Op school worden Onderwijs-Apps gebruikt op laptops, tablets of pc. Hier kunnen leerlingen inloggen met een anoniem alias (dus zonder leerling-gegevens).

Internet en sociale media.

Wij hanteren een protocol omgaan met sociale media waarin beschreven wordt wat leerlingen en personeel wel of niet kunnen doen online. Wij besteden in onze lessen aandacht aan wat je bijvoorbeeld  wel en niet deelt op sociale media, om ook de leerlingen er bewust van te maken dat je zorgvuldig om moet gaan met je gegevens.

Rechten van ouders en toestemming.

Ouders hebben het recht om de gegevens van en over hun kind in te zien. Als de gegevens niet kloppen, moet de informatie gecorrigeerd worden. Als er gegevens zijn opgeslagen die niet meer relevant zijn voor de school, mag de ouder vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen. Bij inschrijving van uw kind ontvangt u een toestemmingsformulier, waarin bijvoorbeeld om toestemming wordt gevraagd om informatie over uw kind uit te wisselen met  KDV/PSZ. Wij zullen ook op andere momenten opnieuw uw goedkeuring vragen informatie te delen bijvoorbeeld als uw kind specialistische hulp nodig heeft die wij als school niet zelf in huis hebben. Verder zijn wij volgens de wet verplicht om een aantal gegevens uit te wisselen met de nieuwe school als uw kind naar het VO of naar een andere school overstapt. Volgens de wet zijn wij ook verplicht om zo nodig informatie te verstrekken aan de leerplichtambtenaar. Soms vraagt het Ministerie van Onderwijs (DUO) bij ons ook, op wettelijke gronden, gegevens op.
Voor het gebruik van foto's en video-opnames van leerlingen op bijvoorbeeld de website, facebook, ouderportal of schoolgids, vragen wij aan het begin van het schooljaar uw toestemming. Ouders mogen altijd besluiten om die toestemming niet te geven of een eerder gegeven toestemming in te trekken. Ook kan het zijn dat wij u nog specifiek toestemming vragen voor het gebruik van beeldmateriaal voor een ander doel (bijv. Een voorlichtingsfilm over de school). Als u toestemming heeft gegeven, blijven wij natuurlijk zorgvuldig met de foto's omgaan en wegen wij per keer af of het verstandig is om een foto te plaatsen.

Rechten van leerlingen toestemming.

Ook leerlingen hebben rechten en naarmate ze ouder worden dat er steeds meer. Dat is wettelijk geregeld en dat vinden wij als school ook passend bij het leerproces en de  zelfstandigheid. Vanaf 12 jaar is toestemming nodig van ouders EN leerling. Vanaf 16 jaar gaat het recht om toestemming te geven over naar de leerling!

Bewaartermijnen.

Het leerling dossier wordt tot vijf jaar nadat de leerling de school heeft verlaten bewaard. Een eventueel psychologisch rapport wordt maximaal 2 jaar in het leerling dossier bewaard. Na het verstrijken van deze termijnen worden de gegevens vernietigd.
SPOLT heeft een protocol privacy voor leerkrachten en leerlingen vastgesteld. Op de site van SPOLT (www.spolt.nl) is dit m.i.v. 01-09-2018 in te zien.